Порядок нумерации приказов в организации

Ответы на вопросы по теме: "Порядок нумерации приказов в организации" с комментариями профессионалов для людей. Актуальность данных на 2020 год можно уточнить у дежурного специалиста.

Нумерация приказов

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле , уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы . Разные мнения по спорным вопросам — это естественно и нормально, уважайте мнение друг друга. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Самые активные форумчане декабря будут награждены подпиской на журнал «Кадровик-практик»!

Засчитываются только посты по темам кадрового делопроизводства.

Цитата
MOROZOVA пишет:
Если да то что для этого нужно сделать?

У нас следующие книги, согласно статье 19 «перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» утвержден приказом от 25 августа 2010 г. N 558

Приказы по основной деятельности учреждения — хранятся постоянно
Приказы по личному составу- 75 лет
Приказы по ежегодным оплачиваемым отпускам, дисциплинарным взысканиям,командировкам- 5 лет
Приказы по административно-хозяйственной деятельности -5 лет

приказы ОД и Личн составу объединять нельзя

Отписаться от сообщений с форума

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >>

Работа чата временно приостановлена!
Завсегдатаи чата могут встретиться в теме Болталка нашего форума >>

28.11.201911-12-201911-12-201905-12-201905-12-201903.12.2019

В Вашей организации утверждены приказом руководителя формы документов (приказ, табель, график отпусков, штатное расписание и т.д.)? Отметить свое мнение и узнать ответы коллег >>

Книги по кадровому делопроизводству

От профессионалов КД.
Печатные и электронные версии.
Доставка по РФ

Журналы учета и регистрации. Разные!

Отличное качество, плотная обложка+ПВХ, чёткая разлиновка, правильные графы. Прошивка, пломба.
Успейте заказать по старым ценам!

Как производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Кадровая документация включает в себя ряд приказов, форм и заявлений. Для адекватной ориентации в этом пространстве применяется система нумерации. Она является унифицированной, то есть нормируется определенными актами.

Для чего нужна нумерация документов

В субъектах малого бизнеса объем кадровой документации ограничен. Поэтому все бумаги при необходимости легко разобрать. Однако если на предприятии работает более ста сотрудников, документы будут оформляться практически каждый день. Для оперативного ориентирования в них и нужна нумерация. Она решает следующие задачи:

  • Быстрый поиск нужного акта.
  • Удобное нахождение связей между несколькими документами (к примеру, между приказом о сокращении штата и приказом о расторжении трудового соглашения).
  • Обеспечение правильного хранения документации.
  • Систематизация актов на основании их содержания.
  • Создание порядка регистрации бумаг.
  • Упрощение классификации документов при их оформлении на хранение.
  • Разделение распоряжений на группы.

Каждый документ имеет свой срок хранения. Только после истечения этого срока бумагу можно уничтожить. Нумерация является в том числе инструментом для обозначения сроков хранения.

Что обозначает присвоение номера

Нумерация – это процесс присвоения документу определенного номера. Процедура подразумевает разграничение бумаг с различными сроками хранения:

  • Длительный: 50 или 75 лет.
  • Краткосрочный: 1 или 5 лет.

Номера документов отличаются сложным составом, то есть в них входят цифры и буквы. Необходимость сложносоставных номеров обусловлена большим многообразием бумаг. Ежегодно предприятие должно обновлять порядок исчисления. В начале года номера новых бумаг начинаются с цифры 1.

Особенности присвоения номера

Нумерация определяется величиной предприятия. В малых организациях можно использовать простой порядок исчисления: числовое и буквенное обозначение через разделительный знак. Расшифровка обозначения будет следующей:

  • Цифры. Присваиваются в порядковом виде. То есть номер присваивается документу в порядке поступления последнего. Новое исчисление ведется с начала календарного года.
  • Буквы. Является приставкой к числу. Нужен для идентификации формы приказа, для обозначения его содержания и группы.
  • Разделительный знак. Служит для разделения буквенного и числительного обозначений. В качестве составляющих индекса могут выступать тире, точка, дробь.

Обозначение может быть представлено без разделительного символа. То есть цифры и буквы проставлены сплошным способом. Между символами может быть пробел. Допускается также его не проставлять. Однако имеет смысл поставить знак разделения, так как это позволит проще расшифровать индекс.

Если предприятие большое, нумерация усложняется. Рекомендуется сформировать собственную систему обозначений. Все ее нюансы фиксируются в локальном акте. С этим актом нужно ознакомить всех сотрудников, которые занимаются оформлением кадровой документации. В обратном случае вероятна путаница.

Система, разрабатываемая сотрудниками компаниями, должна быть логичной и понятной. К примеру:

  • Приказы о вынесении взыскания обозначаются буквенным обозначением «ДВ».
  • Распоряжения об увольнении обозначаются символом «У».

В законодательстве нет указаний относительно присвоения обозначений. Поэтому буквенные и числительные комбинации могут быть совершенно разными.

Какие бумаги подлежат нумерации

Нумерация служит для обозначения приказов. Последние представляют собой распорядительный документ, устанавливающий определенные правоотношения. Приказы принимаются руководителями фирмы. Разновидности принимаемых приказов утверждены Приказом Минкультуры №558 «Об утверждении перечня типовых документов» от 16 февраля 2016 года. Подразделяются бумаги на эти основные группы:

  • По персоналу фирмы. К примеру, это приказы о приеме на службу или увольнении.
  • По главному направлению деятельности. К примеру, это Положение об охране труда.
  • По административной работе. Это распоряжения по формированию охраны.

Все эти приказы должны быть пронумерованы.

Модели организации нумерации

Рассмотрим схемы нумерации от самых простых до самых сложных:

  • Простой вариант. Подходит для малых компаний с ограниченным документооборотом. Бумаге присваивается числовой код. Если требуется, можно добавлять к нему буквенное обозначение. Нумерация выполняется от цифры 1. Исчисление будет вестись до конца года. С первого дня нового года нумерация вновь ведется с единицы. Цифра будет обозначать порядок поступления бумаги, а буква – содержание приказа, его вид. Между двумя этими символами, как правило, не ставится разделительный знак.
  • Усложненный вариант. Подразумевает сквозную нумерацию. Документы подразделяются на различные группы. Буква будет указывать на группу, к которой принадлежит бумага.
  • Сложный вариант. Актуален для больших предприятий, где ведется обширный документооборот. Обозначения в данном случае могут указывать на группу распоряжений, сроки их хранения. Шифр может обозначать подразделение, к которому относится документ. Для создания шифра нужно использовать несколько букв.
Читайте так же:  После присвоения адреса дому что дальше

Простое обозначение предполагает одну букву и одну цифру, усложненное – целый шифр.

Журнал регистрации приказов

Порядок присвоения обозначений распоряжениям не оговорен в законодательных актах. А потому следует вести журналы для регистрации документации. Регистрация приказов представляет собой копирование реквизитов с бумаги и фиксацию их в специальной форме. В журнале обязательно должны прописываться номера распоряжений. Количество журналов может быть различным. Это или один экземпляр на все формы распоряжений, или несколько книг для отдельных групп приказов. Рекомендован именно последний вариант. К примеру, в одном журнале содержатся приказы по главному направлению деятельности, в другом – распоряжения по персоналу.

ВАЖНО! Регистрация распоряжения наделяет последнее юридической силой.

У СВЕДЕНИЮ! Закон не регламентирует формы журналов регистрации. Поэтому утверждаться они могут сотрудниками компании.

Порядок присвоения номера

Рассмотрим порядок присвоения индекса:

  1. Распоряжения разграничиваются по отдельным группам. Группы могут выделяться на основании содержания документа, срока его хранения.
  2. Каждая из выделенных групп регистрируется в специальных формах. К примеру, это журналы, система электронного документооборота.
  3. Для нумерации конкретного приказа нужно посмотреть в журнал, проверить, какой именно индекс присваивается соответствующему документу. После этого бумаге присваивается необходимый номер.

ВАЖНО! Компании обязательно нужно зафиксировать собственный способ нумерации в локальных актах.

Принятая нумерация фиксируется в инструкции. Этот документ является помощником сотрудникам, которые ведут кадровый документооборот. Рассмотрим пример нумерации:

  • Символ П обозначает прием на работу.
  • У – увольнение.
  • ПР – перевод сотрудника на другую должность.
  • О – отпуск.
  • Н – нарушение дисциплины.
  • К – прочие кадровые распоряжения.

Если принимается распоряжение, не относящееся к приведенным группам, можно не помечать его буквенным обозначением.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

  • по оформлению личных дел сотрудников;
  • внесению записей в трудовые книжки;
  • формированию должностных инструкций;
  • подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
  • разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
  • работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).

[3]

Что значит присвоить номер приказу

Присвоить номер приказу — значит:

  • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

  • в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Как присвоить номер приказу

Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Расшифровка номера приказа следующая:

  • цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
  • буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

В кадровых подразделениях компаний образуется большое количество различных документов, касающихся как деятельности самого подразделения, так и движения персонала в целом по предприятию. Это положения, соглашения, штатные расписания, приказы и распоряжения руководства. При ведении делопроизводства в отделе кадров важно сгруппировать по значимости каждый из видов документов. Особое внимание при этом уделяют созданию простой и понятной системы нумерации приказов в кадровом делопроизводстве.
Читайте так же:  Командировка в выходной день оформление

Документы в кадровом делопроизводстве

В каждой организации существует свой порядок присвоения номеров, приказам по персоналу и кадровому подразделению. Его сложность зависит в первую очередь от количества сотрудников. При небольшом штате, например, в стартапе, необходимости в делении кадровых приказов по видам нет. Максимум, что может понадобиться, это разделить бумаги по срокам хранения.

Таких сроков, как правило, три:

  • документы по основной деятельности фирмы хранят все время существования предприятия;
  • приказы (распоряжения) руководства по персоналу, сведения о которых необходимо заносить в трудовые книжки, хранятся 50 (75) лет;
  • текущие приказы по сотрудникам, которые не указывают в личном деле сотрудников, хранят до 5 лет.

Для небольшого предприятия такого разделения приказов и распоряжений по персоналу вполне достаточно.

Другая ситуация возникает в крупных компаниях, с удаленными подразделениями, филиалами, штатной численностью сотрудников в несколько тысяч человек. В них ежедневно издается множество распоряжений и приказов о приеме работников, увольнении, перемещениях, отпусках, командировках и т. д.

При большой численности наемных работников необходимо дополнительно делить приказы на несколько категорий. Например, в разрезе действий с персоналом, подразделений, срокам хранения документов и т. д.

Вместе с тем, необходимо руководствоваться несколькими правилами присвоения номеров приказам по кадрам.

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Во-первых, по умолчанию действует правило, что нумерация приказов и иных кадровых документов начинается заново с началом нового года. Исключение из него сделано для некоторых государственных и муниципальных учреждений, где новый учебный год начинается в сентябре. Такие организации начинают нумеровать приказы с 1 сентября, а не с 1 января.

Во-вторых, используемая система нумерации кадровых приказов должна уменьшать время на поиск нужной бумаги. Для этого к номеру приказа можно добавить год издания или буквенный код его тематики.

Например, приказ № 5-2018 или № 5-отп.

Кроме того, при большом количестве одинаковых по содержанию приказов можно вести журналы учета приказов. В них заносят основные сведения о каждом приказе и распоряжении:

  • номер и дату издания;
  • содержание документа;
  • Ф. И. О. сотрудника, которого он касается и подразделения, где он работает.

Такие журналы можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде в формате простой экселевской таблицы.

В-третьих, снижать время на обработку и дальнейшее архивирование приказов и распоряжений. Чем больше документов по кадровым вопросам образуется в компании, тем разветвленнее должна быть их классификация и длиннее номер каждого приказа.

Например, в кадровой службе компании работают несколько сотрудников, которые отвечают каждый за свой участок работы. Для того чтобы подписанный директором приказ, сразу попал к работнику, который отвечает за командирование сотрудников, такому документу присваивают номер, однозначно указывающий на его назначение. Это может быть цифровой или буквенный код, применяемый для разделения операций по функционалу — № 5-2018-ком или № 5-увол.

Если в небольшой фирме с 3 работниками функции делопроизводителя по кадровым вопросам входит в обязанности бухгалтера, то разветвленная нумерация приказов руководителя может только запутать работника и привести к большим потерям времени на работу с документами.

В-четвертых, при создании нумерации кадровых документов, она должна быть аналогична, принятому в других подразделениях порядку присвоения номеров для документов. Единообразия нумерации в целом по предприятию можно достичь созданием внутреннего документа по ведению делопроизводства в разрезе подразделений или видов деловых бумаг, а также общей для всех отделов или управлений номенклатуры дел.

Как вести нумерацию приказов в кадровом делопроизводстве

Перед началом нового календарного года необходимо решить вопрос о том, устраивает ли действующая система нумерации кадровых приказов или в нее необходимо внести изменения. При создании нового предприятия можно использовать простейший порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве, где каждый приказ имеет одно- или двухзначный номер.

Затем по мере расширения штатной численности персонала, передаче функций по кадрам в отдельное структурное подразделение появляется необходимость в делении приказов по персоналу на несколько категорий, которые также отражаются в номере каждого документа, при помощи буквенно-цифровой кодировки, в зависимости от общей системы нумерации, принятой на предприятии.

Они устанавливают общие сроки хранения кадровых приказов, а также дают достаточно простую классификацию различных документов по персоналу. Кроме того, некоторые отраслевые ведомства также разрабатывают отдельные положения по ведению документооборота в подчиненных им организациях.

Примеры нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Сложность используемой системы зависит от ежегодного количества издаваемых приказов по персоналу.

Для небольшой организации, где численность сотрудников не превышает 15 — 20 человек и нет отдельного работника, который занимается кадровыми вопросами, а их ведение поручено бухгалтеру или секретарю применяют самую простую систему.

[2]

Видео (кликните для воспроизведения).

В ней нумерация приказов начинается 1 января каждого года с №1 и далее по порядку. Иногда добавляют год издания приказа — №1-2018.

То есть номер приказа будет выглядеть так:

Иногда, для упрощения дальнейшего архивирования приказов к номеру документа добавляют код, обозначающий срок его хранения. Например, № 15-д, будет означать приказ с длительным до 75 лет сроком хранения.

Дополнительно к нумерации ведут журнал учета приказов на бумажном носителе или в электронном виде (в форме обычной таблицы), который облегчит поиск информации о приказе. В таблицу заносят основные сведения о приказе.

[1]

21.01.2018 № 2/2018 Приказ об увольнении Бухгалтер Свирестенев М. Э.
02.03.2018 № 3/2018 Приказ о командировании Директор Ильнович Т. Г.

Пример нумерации для предприятий средних размеров

Для компаний средних размеров, где работа с персоналом уже выделена в отдельное направление, необходимо применять более сложную нумерацию для кадровых приказов.

Такая система может подразумевать выделение приказов по персоналу в отдельную категорию, тогда к обычному номеру приказа добавляют цифру или буквы, обозначающие кадровое подразделение.

Например, приказ № 1-2018/к.

Если каждому отделу в документообороте организации присвоен порядковый номер, то вместо буквы нумерация приказа будет выглядеть так:

№ 1-2018/4, где 4 — порядковый номер кадровой службы.

Читайте так же:  Устройство аэрозольное премьер 4 отзывы

При достаточно большом обороте документов по личному составу организации дополнительно могут использовать деление по причинам издания приказа. Это также может указываться буквенным или цифровым кодом.

Например, №1-2018/4отп, что означает приказ об отпуске сотрудника. Или код «3» присвоен приказам о премировании. Тогда номер может выглядеть так:

№1-2018/3к, №1-2018/4.3 — это означает, что отдел кадров (4 или «к») подготовил и подписал у руководителя приказ о премиях работников (3), а с начала года этот приказ был первым в отделе кадров (1).

Также в средних компаниях целесообразно разграничить журналы для учета изданных приказов. Вместо одного общего журнала можно вести следующие виды журналов:

  • приказы об увольнениях, перемещениях и приеме на работу;
  • приказы по командированию сотрудников;
  • приказы по премированию и взысканиям;
  • приказы по отпускам;
  • иные приказы и распоряжения по персоналу.

Пример нумерации приказов по кадрам для крупных предприятий и корпораций

Наибольшую сложность представляет собой систематизация кадровых документов в компаниях со штатной численностью в несколько тысяч человек. В таких корпорациях множество подразделений, удаленных филиалов. Нумерация приказов здесь может зависеть от степени централизации функций. При наличии в удаленных подразделениях собственных кадровых служб, нумерация приказов может быть аналогична принятой на предприятиях средних размеров.

Если управление персоналом полностью централизовано и в головном офисе компании создан единый департамент по работе с наемными сотрудниками, то приказы по кадровой работе могут дополнительно разделяться по следующим категориям:

  • самостоятельное подразделение, в котором работает сотрудник, упомянутый в приказе;
  • отдел, служба или департамент, где числится работник;
  • фамилии сотрудников, по которым издаются приказы в алфавитном порядке.

Например, каждое удаленное подразделение имеет свой порядковый номер — филиал № 1, филиал № 2 и т. д.

Если других критериев для деления нумерации приказов по кадрам не используют, то по аналогии с предыдущим примером нумерация будет выглядеть так:

№ 1-2018/4.3ф2 — что означает приказ о премировании работников филиала № 2.

То есть, номер приказа будет выглядеть следующим образом — № 4.3ф2/2018-1.

При большой штатной численности каждого из самостоятельных подразделений в нумерации приказов по кадрам дополнительно используют код отдела или управления, входящего в состав каждого филиала.

Например, номер приказа, касающегося сотрудников бухгалтерской службы в филиале №2 может быть таким: № 4.3ф2/бс/2018-1.

В случае дополнительного деления приказов по фамилиям сотрудников, в номер приказа вносят первую букву фамилии работника, по которому издается приказ.

Номер приказа будет следующим:

№ 4.3ф2/бс/2018-1о или №4.3/2018-1о, где буква «о», является первой буквой фамилии сотрудника.

Крупные компании, как правило, пользуются электронными системами документооборота и отдельно вести журналы учета приказов по персоналу нет необходимости. В таких организациях используют электронные каталоги документов, и найти нужный приказ можно при помощи функции расширенного поиска, внутри каталога.

Сложность системы нумерации приказов по кадровому делопроизводству зависит от численности персонала и количества издаваемых в году приказов. Чем больше подразделений или документов, тем больше критериев для поиска должен содержать номер приказа. Упрощает работу с приказами и распоряжениями руководства по кадровой работе и дополнительное ведение журналов учета или электронных каталогов изданных приказов. Руководитель каждого предприятия может самостоятельно решить насколько развернутую систему нумерации применять в компании.

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.

Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:

  • Внесение записей в трудовые книжки;
  • Оформление личных дел;
  • Создание приказов по личному составу;
  • Оформление графика отпусков и штатного расписания;
  • Составление и преобразование должностных инструкций;
  • Хранение и своевременная сдача документов в архив;
  • Грамотное внесение изменений в документы;

Виды приказов и необходимость их регистрации

Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы:

По личному составу. Этот вид приказов подразделяется на 2 группы:

  • Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);
  • Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).

По основной деятельности:

  • Общие приказы по всему предприятию;
  • По отделам;
  • По административно-хозяйственной деятельности;

Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.

Для того, чтобы приказы обладали законной силой, они должны содержать необходимые реквизиты, подписи ответственных лиц и номер документа.

Грамотно организованная система регистрации приказов позволяет:

  • Ускорить поиск понадобившегося документа;
  • Систематизировать распорядительные документы по назначению;
  • Усилить контроль за исполнением приказов начальства.

Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:

  • Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
  • Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.

Правила ведения

Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса. Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии. Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно:

В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

  • «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
  • «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).

В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:

  • «п»- прием на работу;
  • «у»- увольнение;
  • «пр» — прием на работу рабочих;
  • «к» — командировки;
  • «вк»- внутренние командировки;
  • «зк»- командировки заграницу;
  • «отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
  • «отк»- очередные отпуска, учебные отпуска;

Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.

Каждый год новая или нет

Нумерацию приказов рекомендовано вести с ежегодным обновлением порядка исчисления. С первого рабочего дня нового календарного года приказу будет присвоен № 1. За исключением учреждений культуры и образования, где делопроизводительный год начинается с 1 сентября.

Читайте так же:  Какой налог с аренды нежилого помещения

Такая система поможет не только упорядочить распорядительные документы, но и подготовить их для дальнейшей сдачи в архив.

Журнал регистрации приказов

Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму.

Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.

Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов. Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно. Но они должны содержать не только нумерацию, но и дату исполнения документа, реквизиты, краткое содержание и подписи ответственных лиц.

Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет. Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства.

Что делать, если ошибка

Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

  1. Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
  2. Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
  3. Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ. Он включает в себя:

  • Причины изменений.
  • Основание для внесения изменений.
  • Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.
  • Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название.
  • Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа.

Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:

  • Наименование фирмы;
  • Наименование и дата документа;
  • Регистрационный номер;
  • Место составления приказа;
  • Текст документа;
  • Подписи ответственных лиц;
  • Отметка об исполнителе;
  • Визы согласования приказа (при необходимости).

Образец приказа о нумерации приказов

Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.

Общество с ограниченной ответственностью «АСТ»

195198, г. Санкт – Петербург,
Ленина пр., д.21, кор.1, пом. 309

ПРИКАЗ №1

01.01.2016 г ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Ввести с 2016 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием);
    2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение);
    3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника);
    4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск);
    5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;
    6. остальные приказы – К (кадры).
  2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича.

Приказы: форма, нумерация, исправления

Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.

Форма приказа

Приказ по личному составу правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием.

Особенность приказов по личному составу их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003, и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма N Т-2), личные дела, лицевые счета и другие кадровые документы.

Нельзя забывать о том, что кадровые документы это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы по личному составу:

  • о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а);
  • о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а);
  • о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а);
  • о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а);
  • о направлении в командировку (Т-9, Т-9а);
  • о поощрении (Т-11, Т-11а).

К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Неиспользование унифицированных форм может привести к возникновению проблем при прохождении аудиторских проверок и проверок налоговыми органами, так как для бухгалтеров унифицированные формы являются обязательными для использования. В п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) указано: «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты для данного документа».

Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. К текстовым приказам относятся приказы:

  • о поручении дополнительной работы (совмещении);
  • об изменении условий трудового договора (режима работы, продлении срока договора и др.);
  • о переносе отпуска или его продлении;
  • об отстранении от работы и допуске к работе после отстранения;
  • о применении дисциплинарного взыскания и его снятии;
  • об установлении надбавки к окладу;
  • об изменении персональных данных работника;
  • о присвоении разрядов, классности;
  • о направлении работника на курсы повышения квалификации.
Читайте так же:  Замещение должности высшего должностного лица

Поэтому нельзя признать не имеющим юридическую силу приказ по личному составу, оформленный в произвольной текстовой форме, если в нем учтены все требования к его форме (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления работника) и содержанию (все необходимые сведения о работнике и условиях работы, отдыха, поощрения и основание для издания приказа).

Итак, приказы могут оформляться в текстовой или табличной форме. В первом случае требования к оформлению приказа закреплены в государственном стандарте на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, во втором в унифицированной системе первичной учетной документации.

Приказ в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Внесение исправлений в приказ

Сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ. Служба, ответственная за подготовку приказа, должна представлять на подпись руководителю проект распорядительного документа без помарок, исправлений и грамматических ошибок.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

При обнаружении ошибок в приказе в момент подписания необходимо переписать приказ в исправленном виде. При выявлении существенных ошибок (не грамматических, если грамматическая ошибка не привела к искажению смысла текста) приказ должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа.

Изменить приказ может только лицо, подписавшее этот приказ.

Категорически не допускается зачеркивание, какое-либо исправление или дополнение на подлиннике приказа. Применение подобных приемов может быть признано судом подделкой документа и лишит приказ юридической силы.

Нумерация приказов

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. Ранее можно было опираться хотя бы на Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, где было отмечено, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 2.7.1.3). Но теперь, когда этот документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 11.05.2010 N 260, правовой основы для нумерации не существует. Тем не менее нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему.

Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года. Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, к порядковому номеру обычно добавляют буквенный индекс.

К порядковому номеру распоряжения Президента РФ через дефис добавляются строчные буквы «рп», например N 78-рп, а к порядковому номеру распоряжения Правительства РФ через дефис добавляется буква «р», например N 153-р.

Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой, определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит прежде всего от количества издаваемых приказов.

В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. К порядковому номеру через дефис или косую черту обычно добавляют буквенный индекс «лс» (личный состав) или «к» (кадры). Ряд кадровых служб с индексом «к» регистрирует приказы кратковременных сроков (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках), а с индексом «лс» остальные приказы по личному составу, которые хранятся 75 лет.

В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, количество кадровых приказов также будет очень значительным, каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например:

  • «п» приказы о приеме на работу;
  • «пр» приказы о приеме на работу рабочих;
  • «пс» о приеме специалистов (ИТР);
  • «к» командировки;
  • «вк» внутренние командировки;
  • «зк» загранкомандировки;
  • «мк» местные командировки;
  • «отд» отпуска без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком, по беременности и родам (срока хранения 75 лет);
  • «отк» отпуска учебные и очередные, дополнительные (срок хранения 5 лет) и т.д.

Иногда, чтобы номера приказов не дублировались в течение года, используют диапазон номеров, разумеется, с запасом. Например, приказы о приеме с N 1 по N 99, об увольнении с N 100 по N 199, о переводе с N 200 по N 299 и т.д. Творческих идей и фантазии здесь море. Но только когда окончательно определитесь, введите всю эту нумерационную казуистику официальным документом (приказом, распоряжением), чтобы и руководство, и сотрудники знали и могли безошибочно ориентироваться. И никогда не следуйте принципу, который иногда любят преподносить как аксиому: «Так должно быть везде, потому что так есть у нас». Вариантов много выбирайте любой!

Каждая организация разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте (например, в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству).

  1. Худяков А.И. Приказы по кадрам: система и классификация // Кадровик. 2011. N 2. С. 180 172.
  2. Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Кадровое делопроизводство в 2008 году. М.: А-Приор, 2008. 128 с.
  3. Стенюков М.В. Документы отдела кадров. М.: Книга-сервис, 2003.
  4. Калачева С.А. Приказы по предприятию. М.: Приор, 2002.Источник: «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, №3
Видео (кликните для воспроизведения).

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, №3

Источники


  1. Шубина, Е.Р. Испанско-русский юридический словарь / Е.Р. Шубина, Т.А. Алексеева. — М.: СПб: Юридический центр Пресс, 2018. — 484 c.

  2. Домашняя юридическая энциклопедия. Семья / ред. И.М. Кузнецова. — М.: Олимп, 2016. — 608 c.

  3. Марченко, М.Н. Общая теория государства и права. Академический курс в 3-х томах. Том 1 / М.Н. Марченко. — М.: Зерцало, 2002. — 546 c.
  4. Практика адвокатской деятельности. Практическое пособие. В 2 томах (комплект); Юрайт — М., 2015. — 792 c.
  5. Казанцев, С.Я. Информационные технологии в юриспруденции / С.Я. Казанцев. — М.: Академия (Academia), 2012. — 369 c.
Порядок нумерации приказов в организации
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here